区各有关单位：

为了加强档案工作的规范化管理，进一步提高档案管理科学化水平，根据档案法律法规和依法行政要求，区档案局于2017年9月至10月对30家区级机关和企事业单位的档案工作开展了“双随机一公开”的行政执法检查。现将检查情况通报如下：

一、基本情况

此次检查的重点内容是档案机构设置和工作人员配备、档案工作制度建立和落实、归档文件材料收集整理、档案安全防范和集中管理、档案依法移交、档案鉴定销毁、对所属机构档案工作监督指导7个方面的相关情况。检查方式采取的是单位自查和现场检查相结合，并分两个阶段进行。第一阶段，各单位对照《南京市溧水区档案局行政执法检查细则》要求进行检查，并形成书面自查报告；第二阶段，区档案局组成检查组对被检查单位进行检查。从此次执法检查总体情况看，各被检单位依法开展档案工作的意识明显增强，档案管理机制基本健全，档案业务建设能够做到扎实推进，档案保管条件得到显著改善，档案管理现代化水平正在逐步提高。

（一）加强领导，档案管理机制进一步健全。

从检查情况看，多数单位能够按照档案法律法规要求,建立健全档案工作机构和管理网络，明确分管领导，落实专兼职档案员负责，制定相应的档案管理制度，统筹安排档案工作所需经费，做到档案工作有机构、有领导、有人员、有制度、有计划、有措施，保障档案工作依法规范开展。

（二）规范管理，档案业务建设扎实推进。

各单位能够重视加强档案资源建设，以文件材料形成、积累、归档为着力点，认真贯彻落实国家档案局8号令，制定完善本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，从源头上确保职能工作中形成的文件材料收集齐全完整。

（三）加大投入，档案保管条件不断改善。

各单位能够重视档案保管工作，建立健全档案安全保管制度，落实各项责任措施，不断改善档案库房保管条件，配备了必要的防护设施，确保了档案完整安全、万无一失，未发现有档案遗失、损毁情况。

（四）多措并举，档案管理现代化水平逐步提高。

多数单位已使用区档案局部署的综合档案管理系统，能够做到积极参加档案系统培训。各单位档案目录数据库基本建立，档案整理、编目、检索、统计自动化基本实现，部分单位已建立全文数据库。全文数据库建设正在全区逐步推进，档案检索功能和利用效率普遍提高。

 二、存在问题

从检查总体情况看，30家被检查单位档案工作整体水平有了很大提高，但仍然存在薄弱环节，需要引起重视，切实加以改进。

（一）个别单位档案未实行集中统一管理，特别是业务档案，仍由相关科室自行保管，相关业务科室既不移交档案实体，也未移交案卷目录，档案安全保管存在一定隐患。此外，只注重文书材料归档，忽视声像、基建、实物档案及相关资料的收集，致使室藏档案结构单一、门类不齐。

（二）少数单位档案人员更换频繁，档案业务不熟悉，档案基础工作不够扎实，出现文件材料收集不齐全，归档不及时，整理不规范等现象。

（三）部分单位档案保管存在安全隐患，档案库房偏小且远离办公区域，缺乏必要的监管措施，难以达到“三室分开”的规定要求，且安全防范意识不强，防护设施设备配置不到位，档案库房存有杂物，安全保管环境不符合要求。

（四）个别单位档案信息化建设所需硬件设备配置不足，综合档案管理系统运用不熟悉，不能实现档案室基础业务工作、数据管理与查档接待等工作的网络化。

三、工作建议

对于在执法检查中发现的上述问题，希望各有关单位引起高度重视，以这次检查为契机，进一步提高依法管档意识，认真对照档案法律法规以及相关规范要求，针对执法检查反馈意见书提到的问题，积极采取措施，切实加以改进。一是要认真贯彻落实档案法律法规，坚持依法开展档案工作，真正将档案法律法规各项规定落实到本单位档案工作全过程，着力提高本单位各类应归文件材料的归档率、归全率；二是建立健全档案管理制度，加强档案管理制度的执行力度，采取严密的防范措施，进一步落实档案安全责任，不断提高档案安全保管制度化、规范化水平；三是树立全员档案意识，加强档案资源建设，加大业务档案的收集整理和统一管理，注重声像、基建、实物等其他类载体档案的收集整理工作；四是加快推进档案信息化、数字化进程，充分发挥档案信息在推动发展、服务社会过程中的重要作用，全面提升机关、企事业单位档案工作科学化水平，促进全区档案事业科学发展、全面发展。